بادبادک

تعریف مدیریت زمان چیست؟

از دغدغه های مهم امروزی که هر فردی به آن فکر می کند، مدیریت زمان است. مدیریت زمان برای هر فردی که به موفقیت فکر می کند ضروری و پر اهمیت است.

اگر بخواهیم بصورت اجمالی تعریفی از مدیریت زمان داشته باشیم، می توانیم بگوییم:

مدیریت زمان، فرایند نظم بخشیدن و برنامه ریزی تخصیص زمان برای فعالیت های خاص است.

وقتی در احوال انسان های موفق تفکر می کنیم متوجه می شویم که یکی از علل تفاوت آنها با دیگران همین مدیریت زمان و استفاده بهتر از زمانشان است.

همه می دانیم که ما در طول شبانه روز 24 ساعت زمان داریم و این زمان برای همه انسان های روی زمین یکسان است، اما خیلی ها از این زمان استفاده بیشتری می کنند و در این زمان کارهای بیشتری انجام می دهند.

مدیریت زمان موثر، به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، فاصله ‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌ های خاصی اختصاص دهند. به‌عبارت دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است.

چرا زمان و مدیریت آن مهم است؟

توانایی شما در مدیریت زمان در کنار بسیاری از عوامل دیگر به شما به عنوان مدیر کمک می‌ کند تا موفقیت یا شکست خود را رقم بزنید. زمان یک منبع لازم و ضروری برای دست یافتن به هدف است. زمان گرانبهاترین دارایی شماست. نمی ‌توانید آن را ذخیره و یا پس ‌انداز بکنید و، چون از دست رفت، نمی‌ توانید آن را از نو ایجاد کنید.

هر کاری که می خواهید انجام دهید، نیازمند زمان است و هر چه بهتر از زمان خود استفاده کنید، از دستاورد بیشتری نصیب می‌برید و پاداشی بیشتر به شما تعلق می‌گیرد.

آن میزان کنترلی که از زمان در زندگی خود دارید تعیین‌ کننده اصلی میزان آرامش درونی، هماهنگی و حال خوش ذهن و روان شماست. احساس نداشتن کنترل بر زمان منبع اصلی استرس، اضطراب و افسردگی است. هرچه بهتر بتوانید حوادث مهم و تعیین‌کننده زندگیتان را کنترل کنید، در لحظات زندگی احساس بهتر پیدا می‌کنید، انرژی بیشتر خواهید داشت، بهتر خواهید خوابید و کاری بیشتر صورت می‌دهید.

چرا دچار کمبود زمان و وقت می شویم؟

پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.

برخی از رایج ‌ترین علت های کمبود زمان عبارتند از:

رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیر واقعی

برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم.

وقتی به غول ‌های صنعت و اقتصاد فکر می کنیم یا وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم، یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت و کمبود زمان است.

ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی

کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.

گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است  و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم.

ضعف در تفویض اختیار

کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد. ما خیلی وقت‌ ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دو چندان می‌شود.

کمال طلبی

کمال طلبی نیز می‌تواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتا به سمت مدیریت زمان سوق داده است.

کمال طلب‌ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری،‌ استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی ‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می ‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آن ها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد.

ضعف در مهارت حل مسئله

حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، می‌تواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.

مشکل اهمال کاری

اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.

گاهی اوقات، مشکل ما واقعا کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است.

ضعف در هنر نه گفتن

دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می ‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است. شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌ کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته ‌اند.

ضعف در مدیریت انرژی

مسئله‌ی دیگری هم وجود دارد که گاهی از چشم ما دور می ‌ماند این است که ما آن ‌قدر درگیر مدیریت زمان می ‌شویم که مدیریت انرژی را فراموش می‌کنیم.

مثلا از خودمان نمی‌پرسیم که آیا واقعا باید تمام ساعات بیداری خودم را با حداکثر فشار کار کنم؟ یا بهتر است ساعت‌ هایی را به تجدید قوا و استراحت اختصاص دهم تا کارایی‌ و عملکردم در کار افزایش پیدا کند.

تکنیک های مدیریت زمان برای کسب و کار اینترنتی

کارهایتان را یادداشت کنید

یکی از مهم‌ترین روش‌های مدیریت زمان در کسب و کار آنلاین، این است که هر شب برنامه روز بعد خود را یادداشت کنید. برای انجام این کار می‌توانید از یک تکه کاغذ، دفترچه یادداشت، گوشی همراه یا اپلیکیشن‌های مخصوص استفاده کنید.

وقت مُرده را زنده کنید

منظور از وقت مُرده، مواقعی است که زمان ما در حال هدر رفتن است. مثلا اوقاتی را در نظر بگیرید که در صف نانوایی ایستاده و منتظرید که نوبت شما شود. در این موقع می‌توانستید با انجام کارهای اثر‌بخش، آن‌ها را به وقت زنده تبدیل کنید.

قورباغه‌ات را قورت بده و خلاص شو!

برایان تریسی در کتاب خود اشاره می‌ کند که اکثر ما انسان‌ ها در طول روز یک یا چند کار داریم که حتما باید انجام شوند. البته مشکل این است که ما هیچ علاقه‌ای به انجام این کارها نداریم.

برایان تریسی این کارها رو مثل یک قورباغه تشبیه کرده و انجام آن کارها را نیز به بلعیدن قورباغه! اگر همچین کاری در لیست خود دارید، آن را در ابتدای روز انجام دهید. زمانی که این کارها را انجام می‌دهید، ذهن شما به آرامش رسیده و به کارهای دیگر متمرکز می شود.

استفاده از ماتریکس آیزنهاور

ماتریکس آیزنهاور یا ماتریکس (فوری – مهم) یکی دیگر از  تکنیک های مدیریت زمان برای کسب و کارهای اینترنتی است. در این روش ما کارهای خود را بر اساس دو مولفه فوریت و اهمیت، به 4 دسته زیر تقسیم‌بندی می‌کنیم:

کارهای فوری و مهم

این دسته از کارها، آن‌هایی هستند که هم فوری بوده و هم از اهمیت بالایی برخوردار است. زمانی که خواستید برنامه فردای خود را بنویسید؛ این کارها بیشترین اولویت را دارند. مثلا فرض کنید که شما به عنوان صاحب یک کسب و کار اینترنتی، محصول آموزشی تولید کرده و در سایت قرار داده‌اید.

پس باید به مخاطبینی که ایمیلشان را در اختیار دارید؛ پیام بفرستید و آن‌ها را از محصول تولید شده آگاه کنید. این کار برای شما اهمیت بیشتری دارد و باید آن را در اولویت قرار دهید. البته این صرفا یک مثال بود و شما باید با توجه به شرایط خودتان، کارهای این دسته را تشخیص دهید.

کارهای غیر فوری و مهم

این دسته از کارها دارای اهمیت بوده و باید انجام شوند، اما می‌توان بعدا هم به آن‌ها پرداخت. به عنوان مثال اگر قصد دارید برای سایت خود تولید محتوا کنید، این کار را بعدا هم می‌توانید انجام دهید. پس این دسته از کارها در اولویت دوم شما قرار می‌گیرند، اما حتما باید انجام شوند.

کارهای فوری و غیر مهم

این دسته شامل کارهایی می‌شود که برای شما اهمیت زیادی نداشته، اما باید به صورت فوری انجام شوند. فرض کنید که شما صاحب یک کسب و کار اینترنتی هستید و پیام در دایرکت برای شما ارسال می‌شود. این کار در دسته سوم قرار می‌گیرد و بهتر است که انجام آن را به شخص دیگری بسپارید.

کارهای غیر فوری و غیر مهم

اما دسته چهارم! کارهایی که نه فوری هستند و نه مهم و در واقع از کم‌ترین اهمیت و اولویت برخوردار هستند. اما متاسفانه افراد زیادی وقت خود را دقیقا به همین دسته چهارم اختصاص می‌دهند. یکی از نکات مهم در مدیریت زمان برای کسب و کارهای آنلاین، این است که کارهای این دسته را در طول روز نادیده بگیرید.

بهترین مثالی که در این مورد می‌توان مطرح کرد، بازدید مداوم از شبکه‌های اجتماعی است. همه به خوبی می‌دانیم که شبکه‌های اجتماعی دارای جذابیت زیادی هستند. برای همه ما پیش آمده است که تایم زیادی را وارد این شبکه‌ها شده، بدون اینکه کار خاصی انجام دهیم.

در نهایت باید توجه داشته باشید که مدیریت زمان یکی از مهم ترین مهارت هایی است که اگر به درستی  بر آن مسلط شوید، می توانید به تمامی جنبه های زندگی خودتان برسید و برای همه آن ها برنامه ریزی کنید.

مخصوصا در دنیای امروز که هر چیزی قصد دزیدن با ارزش ترین دارایی ما را دارند، دستیابی به مهارت مدیریت زمان از جمله مهم ترین وظایف هر کسی به حساب می آید.